Stages en entreprise : mode d’emploi

Le stage est une période pendant laquelle un élève (préparant un diplôme de l’enseignement technologique) ou un étudiant (universitaire, ingénieur…) se rend au sein d’une entreprise afin d’acquérir des compétences professionnelles en rapport avec ses connaissances théoriques. Et ce, dans l’objectif d’obtenir un diplôme et de favoriser son insertion professionnelle. Mais attention, ces périodes de mise en situation en milieu professionnel obéissent à une réglementation stricte que vous devez bien maîtriser avant d’accueillir un stagiaire.

Une convention de stage obligatoire

Tout stage doit faire l’objet d’une convention tripartite entre votre entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement.

En pratique, cette convention est signée par le stagiaire (s’il est mineur, par son représentant légal), par l’établissement d’enseignement et son enseignant référent, par son tuteur désigné au sein de votre entreprise et par vous-même, en votre qualité d’employeur.

Généralement élaborée à partir d’une convention type établie par l’établissement d’enseignement, elle mentionne notamment les dates de début et de fin du stage, sa durée globale, la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou pendant les jours fériés, le montant de la gratification qui lui est allouée ainsi que l’intitulé de sa formation, les compétences à acquérir et les activités qui lui sont confiées.

Et attention, gardez à l’esprit qu’une convention de stage ne peut pas être conclue en vue de l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent au sein de l’entreprise, ni pour faire face à un accroissement temporaire de son activité, occuper un emploi saisonnier ou remplacer un salarié absent (pour congés payés, par exemple). En effet, dans un tel cas, le stagiaire pourrait saisir le conseil de prud’hommes pour demander la requalification de sa convention de stage en contrat de travail. L’Urssaf dispose aussi de ce pouvoir, avec, à la clé, un redressement de cotisations sociales pour l’entreprise.

Le stagiaire n’ayant pas le statut de salarié, vous n’avez pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche. Cependant, vous devez l’inscrire dans une rubrique spécifique de votre registre unique du personnel (nom et prénom du stagiaire, dates de début et de fin du stage, lieu de présence, nom et prénom du tuteur).

Et au terme du stage, vous devrez lui délivrer une attestation mentionnant la durée effective globale de son stage et, le cas échéant, le montant de la gratification qui lui a été versée.

Un nombre de stagiaires limité

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément dans votre entreprise est limité. Cette limite s’établit, pour une même semaine civile, à :

– 15 % de votre effectif (arrondi à l’entier supérieur) si votre entreprise compte au moins 20 salariés (soit, par exemple, 5 stagiaires maximum par semaine civile pour un effectif de 30 personnes et 6 stagiaires pour un effectif de 40 personnes) :

– 3 Stagiaires si votre entreprise compte moins de 20 salariés.

Par dérogation, pour les formations en milieu professionnel obligatoires dispensées notamment dans les lycées professionnels, l’autorité académique dont dépend votre entreprise peut porter ce quota à :

– 20 % de l’effectif des entreprises qui emploient au moins 30 salariés :

– 5 stagiaires pour celles qui en emploient moins de 30.

Une durée maximale

Un stagiaire ne peut pas effectuer un stage de plus de 6 mois par année d’enseignement au sein de votre entreprise. Cette durée étant calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire.

À ce titre, chaque période de 7 heures de présence, consécutives ou non, équivaut à un jour de stage, et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivaut à un mois de stage. La durée maximale de 6 mois de stage correspond donc à 924 heures de présence effective.

Une gratification minimale

Pour les stages de plus de 2 mois

Vous devez verser une gratification minimale à l’élève ou à l’étudiant qui effectue, au sein de votre entreprise, un stage dont la durée excède :

– 2 mois consécutifs ;

-2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire.

Sachant que pour les formations du second cycle de l’enseignement secondaire en milieu agricole, une gratification doit être versée pour les stages de plus de 3 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année d’enseignement.

En conséquence, votre stagiaire doit bénéficier d’une gratification dès lors que son temps de présence dans l’entreprise dépasse 308 heures (462 heures pour les formations agricoles du second cycle de l’enseignement secondaire). 

Le montant de la gratification

Sauf montant plus élevé prévu par votre convention collective, la gratification horaire minimale accordée aux stagiaires est fixée 4 4,35 € en 2024 (15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale). Cette gratification, due à compter du premier jour du premier mois de stage, est versée mensuellement, et non à l’issue du stage. Elle se calcule en multipliant la gratification horaire minimale par le nombre d’heures de stage réellement effectuées par le stagiaire au cours du mois. Vous pouvez toutefois décider de lisser cette gratification sur la totalité de la durée du stage. Ainsi, par exemple, si un stagiaire est présent dans votre entreprise 140 heures le premier mois (gratification de 609 €), 150 heures le deuxième mois (gratification de 652,50 €) et 154 heures le troisième mois (gratification de 669,90 €), vous pouvez lisser le montant total de sa gratification, soit 1931,40 €, sur ces 3 mois, et donc lui octroyer une gratification mensuelle de 643,80 €.

Une exonération de cotisations

La gratification due au stagiaire échappe aux cotisations et contributions sociales (cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l’autonomie, Fnal, CSG-CRDS et versement mobilité). Mais dans une certaine limite seulement, correspondant au montant de la gratification minimale (4,35 € de l’heure).

En conséquence, la part de la gratification qui excède ce minimum est soumise à cotisations sociales (sauf cotisation d’assurance chômage, contribution au dialogue social, cotisations de retraite complémentaire et cotisation AGS).

Des droits pour les stagiaires

Vous devez appliquer à vos stagiaires les règles relatives aux durées maximales de travail, aux durées minimales de repos, aux jours fériés et au travail de nuit. En outre, vos stagiaires ont droit aux congés et autorisations d’absence liés à la grossesse, à la paternité et à l’adoption selon les mêmes modalités que vos salariés.

Pour les stages de plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absences (congés pour mariage, pour décès d’un proche…).

Enfin, les stagiaires doivent bénéficier des éventuels titres-restaurant que vous accordez à vos salariés ainsi que de la prise en charge de leurs frais de transport en commun.

1 pour 3

Vous êtes tenu de désigner, parmi votre personnel, un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Un tuteur qui ne peut pas encadrer simultanément plus de 3 stagiaires.

4,35 €

Montant de la gratification minimale horaire due pour tout stage de plus de 2 mois.